יש שאלה? נעשה סדר.

מתחילים בפתיחת חשבון ובהגדרת העסק שלכם. ממלאים את שם העסק, סוג העסק ופרטי הקשר, ובודקים שהם נכונים לפני שמפיקים מסמך ראשון. אפשר להוסיף גם לוגו כדי שהמסמכים ייראו כמו חלק טבעי מהעסק. אם אתם מנהלים יותר מעסק אחד, חשוב לוודא שבחרתם את העסק הנכון לפני תחילת העבודה.

לא צריך להגדיר הכול ביום הראשון. התחילו מהוספת לקוח אחד, הכניסו מוצר או שירות שאתם מוכרים, ופתחו טיוטת מסמך. עברו על התצוגה המקדימה ורק לאחר שבדקתם את הפרטים המשיכו להפקה. המדריך המצורף מלווה את ההגדרות הראשונות עם צילומי מסך אמיתיים.

EasyBooks מיועדת לבעלי עסקים שרוצים לרכז את העבודה השוטפת במקום אחד: פרילנסרים, בעלי מקצוע, נותני שירותים, עוסקים פטורים, עוסקים מורשים וחברות. אפשר לנהל לקוחות, להכין מסמכים, לרכז הוצאות ולעקוב אחר הפעילות העסקית. סוג העסק וההרשאות שלכם משפיעים על האפשרויות שיופיעו במערכת, ולכן חשוב להגדיר אותם נכון בתחילת הדרך.

אפשר להתחיל מהפעולה שאתם צריכים עכשיו ולהכיר את שאר הכלים בהמשך. למשל, נגר יכול להתחיל מהצעת מחיר, ופרילנסר יכול להתחיל מהוספת לקוח ומסמך. בחירת החבילה צריכה להתאים להיקף השימוש שלכם ולכלים הדרושים לעסק; בעמוד המחירים תוכלו להשוות את האפשרויות העדכניות.

לא צריך להכיר את כל המונחים כדי לבצע פעולות יומיומיות כמו הוספת לקוח, העלאת הוצאה או הכנת הצעת מחיר. המסכים מרכזים את הפרטים הדרושים לפעולה, ובאזור המדריכים תמצאו הסברים עם צילומי מסך. כדאי להתחיל במשימה אחת, לבצע אותה לפי הסדר, ולבדוק את התוצאה לפני שממשיכים לפעולה הבאה.

עם זאת, כשלא בטוחים איזה סוג מסמך מתאים לעסקה או איך צריך להתייחס להוצאה, כדאי לברר עם רואה החשבון או יועץ המס. EasyBooks עוזרת לכם לנהל את המידע ולבצע את העבודה בעצמכם; החלטות מקצועיות לגבי העסק עדיין דורשות את ההכוונה המתאימה למקרה שלכם.

כדאי להתחיל בהכנת רשימה של המידע שצריך להעביר: לקוחות, מוצרים ושירותים, ספקים או מסמכים היסטוריים. לכל סוג מידע יש תהליך משלו, ולא כל קובץ שמערכת אחרת מפיקה מתאים ישירות לייבוא. שמרו את קובצי המקור, בדקו את שמות העמודות ואת שלמות הפרטים, והימנעו מהעלאת אותו קובץ שוב לפני שבדקתם מה כבר נקלט.

במערכת קיימים כלי ייבוא ללקוחות ולמוצרים, וגם אפשרויות ייבוא ייעודיות למידע חשבונאי. אם מדובר במעבר עם היסטוריית מסמכים או יתרות, פנו לצוות עם שם המערכת שממנה עוברים וסוג הקובץ שבידיכם. כך אפשר לבדוק את דרך ההעברה המתאימה, בלי להניח שהכול עובר בלחיצה אחת.

פותחים את אזור הלקוחות ובוחרים בהוספת לקוח. ממלאים את השם ואת פרטי הזיהוי והקשר הרלוונטיים, ובודקים במיוחד את כתובת המייל אם תרצו לשלוח אליו מסמכים. אחרי השמירה, הלקוח מופיע ברשימה ותוכלו לבחור אותו בעת הכנת מסמך חדש, במקום להקליד את אותם הפרטים בכל פעם מחדש.

לפני שיוצרים לקוח נוסף, מומלץ לחפש אותו ברשימה לפי שם או פרט מזהה כדי להימנע מכפילויות. אם פרט השתנה, עדכנו את הכרטיס הקיים ובדקו את פרטי הלקוח גם במסמך שאתם עומדים להפיק. במדריך להוספת לקוח תראו את הטופס, השמירה וכרטיס הלקוח כפי שהם מופיעים במערכת.

באזור המסמכים תוכלו למצוא סוגי מסמכים שונים, ובהם הצעת מחיר, חשבון עסקה, חשבונית מס, קבלה, חשבונית מס קבלה, הזמנה ותעודת משלוח. האפשרויות המוצגות תלויות בסוג העסק ובהרשאות שלו. לכן בוחרים קודם את סוג המסמך המתאים לפעולה, ורק לאחר מכן ממלאים לקוח, פריטים, סכומים והערות לפי הצורך.

מסמכים שונים משרתים מטרות שונות: הצעת מחיר מציגה ללקוח את ההצעה, ואילו תיעוד עסקה או תקבול דורש את המסמך המתאים למצב. אם אינכם בטוחים מה להפיק, בדקו לפני האישור הסופי. באזור המדריכים יש מסלול נפרד לכל סוג מסמך, כך שאפשר ללמוד את הפעולה הרלוונטית בלי לעבור על כל המערכת.

נכנסים לאזור המסמכים ובוחרים יצירת מסמך חדש ואת סוג המסמך הדרוש. בוחרים לקוח קיים או מוסיפים את פרטיו, מזינים את המוצרים או השירותים, ובודקים כמויות, מחירים והנחות. במסמך שמתעד גם תשלום, מוסיפים את פרטי התקבול כפי שהתקבלו בפועל. אפשר להיעזר במוצרים ובשירותים שמורים כדי לקצר את ההקלדה.

לפני ההפקה עוברים לתצוגה המקדימה ובודקים את שם הלקוח, התאריכים, הפריטים והסכום הכולל. טיוטה עדיין מיועדת לבדיקה; ההפקה הסופית היא שלב נפרד. אחרי האישור פותחים את המסמך שהופק ומוודאים שהפרטים נכונים, ואז משתמשים באפשרויות ההורדה או השיתוף. המדריך מציג את כל השלבים עם צילומי מסך.

אחרי שהמסמך הופק, פותחים אותו מאזור המסמכים ומחפשים את אפשרויות השיתוף או ההורדה. אפשר להוריד את קובץ ה-PDF ולשלוח אותו בדרך המתאימה לכם, או להשתמש באפשרויות השיתוף המוצגות במסמך. זמינות ערוצי שליחה מתוך המערכת תלויה בהגדרות, בחיבורים ובהרשאות של החשבון שלכם, ולכן כדאי לבדוק מה מופיע בפועל.

לפני השליחה ודאו שבחרתם את המסמך הנכון ושכתובת המייל או מספר הטלפון של הנמען מעודכנים. אם הורדתם קובץ למחשב או לטלפון, בדקו שהוא נפתח ושהפרטים בו ברורים. שליחה של מסמך אינה אישור שהלקוח שילם, ולכן ממשיכים לעקוב גם אחרי התשלום והיתרה בנפרד.

כן. בהגדרות המיתוג והמסמכים אפשר לבחור עיצוב ולהוסיף את פרטי המותג שלכם, כולל לוגו ופרטי העסק. המטרה היא שהמסמך ייראה מסודר ויזוהה בקלות על ידי הלקוח. מומלץ להשתמש בלוגו חד וברור, ולבדוק את התוצאה על מסמך לדוגמה לפני שממשיכים להפיק מסמכים ללקוחות באופן שוטף.

אחרי שינוי הגדרה, פתחו תצוגה מקדימה ובדקו את השם, פרטי הקשר, הלוגו והאופן שבו הפריטים והסכומים מוצגים. לוגו כהה מדי או קובץ עם שוליים גדולים עלולים להיראות פחות טוב גם כשההעלאה הצליחה. המדריך לעיצוב מסמכים מראה היכן בוחרים תבנית ואיך בודקים ושומרים את ההעדפות.

EasyBooks כוללת חיבור לשירותי חשבוניות ישראל. כדי להשתמש בו, צריך להשלים את החיבור ואת ההרשאות הרלוונטיות לעסק. הצורך במספר הקצאה תלוי בתנאים שקובעת רשות המסים, ולכן אין להתייחס לכל מסמך כאילו הוא דורש את אותה פעולה. במסמך עצמו חשוב לבדוק את מצב הבקשה ואת ההודעות שמוצגות לכם.

אם הבקשה לא הושלמה, אל תניחו שמספר ההקצאה התקבל רק מפני שהמסמך מופיע ברשימה. בדקו את ההודעה, את פרטי העסק והלקוח ואת תקינות החיבור. במידת הצורך פנו לצוות עם פרטי השגיאה, ולבירור הדרישה במקרה שלכם היעזרו ברואה החשבון ובהנחיות המעודכנות של רשות המסים.

פותחים את אזור ההוצאות ובוחרים בהעלאת מסמך או בהזנה ידנית, בהתאם למה שיש בידיכם. אם מעלים צילום או קובץ, חשוב שהמסמך יהיה שלם וקריא: שם הספק, התאריך והסכומים צריכים להופיע בבירור. צילום חתוך, מטושטש או כזה שמכיל כמה קבלות יחד עלול להקשות על הזיהוי ועל הבדיקה בהמשך.

לאחר ההעלאה ממתינים לסיום העיבוד ופותחים את פרטי ההוצאה. עוברים על הנתונים שנקלטו ומשלימים או מתקנים את מה שצריך לפני שממשיכים. כדאי לחפש קודם הוצאה שכבר הוזנה כדי להימנע מרישום כפול. המדריך לניהול הוצאות מציג את רשימת ההוצאות, אפשרות ההעלאה ומסך הפרטים.

כן. הזיהוי האוטומטי חוסך הקלדה, אבל עדיין חשוב לבדוק את התוצאה מול המסמך המקורי. עברו על שם הספק, התאריך, מספר המסמך, המטבע והסכומים. אם צילום אינו ברור או שהמסמך בנוי בצורה לא רגילה, ייתכן ששדה ייקלט באופן חלקי או שיידרש תיקון ידני לפני שתשתמשו במידע לצורך מעקב ודוחות.

שמרו את הקובץ המקורי לצד ההוצאה, ואל תסתפקו בכך שהמערכת הצליחה לקרוא סכום כלשהו. בדקו גם אם ההוצאה כבר קיימת ואם היא משויכת לעסק הנכון. שאלות לגבי אופן סיווג ההוצאה או ההכרה בה עדיף לברר עם רואה החשבון; הסריקה מסייעת בקליטת הנתונים ואינה מחליפה את הבדיקה המקצועית.

כן, המערכת כוללת אפשרויות לחיבור תיבת דואר ולאיסוף מסמכי הוצאות שמגיעים אליה. החיבורים הזמינים והיקף השימוש תלויים בחבילה ובהרשאות החשבון. מתחילים באזור ההגדרות הרלוונטי, בוחרים את ספק הדואר ומאשרים את ההרשאות המוצגות. חשוב לחבר את התיבה העסקית המתאימה ולוודא שהחיבור הושלם לפני שמסתמכים על האיסוף.

גם כשמסמך הגיע דרך המייל, ממשיכים לבדוק את הנתונים שנקלטו באזור ההוצאות. אם חשבונית חסרה, בדקו לאיזו תיבה נשלחה, האם צורף אליה קובץ והאם החיבור עדיין פעיל. אפשר להעלות את המסמך ידנית כשצריך, אך כדאי לחפש אותו קודם כדי שלא תירשם אותה הוצאה פעמיים.

נכנסים לאזור הדוחות ובוחרים את הדוח שמתאים לשאלה שאתם רוצים לבדוק, למשל הכנסות והוצאות בתקופה מסוימת. מגדירים את טווח התאריכים ואת המסננים הדרושים, ומריצים את הדוח. לפני הייצוא עוברים על הכותרת, התקופה והנתונים, כדי לוודא שאתם מורידים את התוצאה שהתכוונתם להפיק ולא דוח מתקופה אחרת.

אם משנים את התקופה או את המסננים לאחר שהדוח כבר הוצג, מריצים אותו מחדש לפני שמייצאים. לאחר מכן בוחרים באפשרות הייצוא הזמינה ובודקים שהקובץ ירד ונפתח כראוי. שמרו אותו בשם שמכיל את התקופה ואת סוג הדוח. המדריך המצורף מדגים הפקה וייצוא של דוח מתוך המערכת.

אפשר להתחיל בדרך הפשוטה: להפיק את הדוחות והקבצים שרואה החשבון ביקש, לבדוק שהם מתייחסים לעסק ולתקופה הנכונים ולהעביר אותם בערוץ שסיכמתם ביניכם. כדאי לברר מראש איזה דוח דרוש ובאיזה פורמט, כדי לא לשלוח אוסף גדול של קבצים שלא עונה על הבקשה או חסר בו המידע החשוב.

אם אתם רוצים לאפשר עבודה משותפת בתוך המערכת, בדקו את אפשרויות הגישה וההרשאות הזמינות לחשבון שלכם. אין צורך למסור לאדם אחר את סיסמת המשתמש האישית שלכם. בכל מקרה, הפקת דוח או הורדת קובץ אינה כשלעצמה הגשה לרשות כלשהי; תאמו עם רואה החשבון מי בודק את הנתונים ומי מבצע את ההגשה.

בעמוד המחירים אפשר לעבור בין תשלום חודשי לתשלום שנתי ולהשוות את החבילות. במצב השנתי מוצג גם המחיר הכולל לשנה, ולכן חשוב לבדוק אותו ולא להסתפק בסכום החודשי שמוצג לצורך השוואה. המחירים ופרטי החבילות נמשכים מהקטלוג שמנוהל במערכת, והנתונים במסך ההצטרפות הם אלה שכדאי לבדוק לפני אישור.

בשלב התשלום בוחרים מבין אפשרויות התשלום שמוצגות בפועל לחשבון שלכם. אל תניחו שכל אמצעי תשלום שהעסק שלכם מקבל מלקוחות זמין גם לרכישת מנוי ל-EasyBooks. עברו על תקופת החיוב, פרטי החבילה והסכום הסופי, ושמרו את מסמך החיוב לאחר השלמת התשלום. אם משהו אינו ברור, פנו אלינו לפני האישור.

בעת ההצטרפות תוכלו לראות את תנאי ההתנסות הזמינים לחשבון שלכם ואת המועד שבו היא מסתיימת. כדאי לנצל את התקופה כדי לבדוק פעולות אמיתיות שדרושות לעסק: להגדיר את פרטי העסק, להוסיף לקוח, להכין טיוטה, להעלות הוצאה ולהכיר את הדוחות. כך קל יותר להבין איזו חבילה תתאים לכם בהמשך.

לא כל כלי או תוספת חייבים להיכלל בכל מסלול התנסות, ולכן בדקו מה פתוח בחשבון שלכם ומה דורש חיבור או הרשאה נוספת. לפני המעבר למנוי בתשלום עברו על החבילה, תקופת החיוב והמחיר המוצגים. אם רוצים להתנסות בהכנת מסמך בלי להפיק אותו סופית, השאירו אותו כטיוטה עד שתהיו מוכנים.

בהגדרות המנוי והחיוב אפשר לבקש לבטל את חידוש המנוי. הביטול מסומן לסוף תקופת החיוב הנוכחית, ולכן חשוב לקרוא את התאריך ואת ההודעה המוצגים לפני שמאשרים. לאחר הפעולה חזרו למסך המנוי ובדקו שמצב הביטול מופיע בו, במקום להניח שהבקשה הושלמה רק מפני שסגרתם את החלון.

לפני סיום השימוש, הורידו את המסמכים והדוחות שאתם צריכים ותאמו את המשך העבודה עם מי שמטפל בספרי העסק. ביטול חידוש המנוי ומחיקת מידע הם פעולות שונות. אם יש שאלה לגבי חיוב קיים, תקופה שנתית או תנאי הביטול שחלים עליכם, פנו לצוות עם פרטי המנוי כדי לקבל תשובה למקרה הספציפי.

המחירים המוצגים בכרטיסי החבילות באתר הם לפני מע״מ, כפי שמצוין ליד המחיר. לפני אישור הרכישה בדקו במסך התשלום את הסכום הסופי ואת פירוט החיוב. כשמשווים בין חבילות או בין תשלום חודשי לשנתי, כדאי להשתמש באותו בסיס השוואה ולא להשוות מחיר לפני מע״מ לסכום סופי שמופיע במקום אחר.

בדקו גם אם בחרתם תוספות או שירותים שאינם כלולים בחבילה, ואם יש תשלום נוסף עבור שימוש מעבר למכסה. פרטי החבילה והחיוב עשויים להשתנות, ולכן המידע העדכני בעמוד המחירים ובמסך התשלום חשוב יותר מצילום מסך ישן. אם הסכום אינו תואם את מה שציפיתם לראות, בררו זאת לפני שמבצעים את התשלום.

מתחילים מהצרכים של העסק: כמה מסמכים אתם מפיקים, כמה אנשים צריכים לעבוד בחשבון ואילו כלים חשובים לכם ביומיום. בעמוד המחירים מוצגות שלוש החבילות, ולצדן מכסות, יכולות ותוספות. אפשר לפתוח את רשימת התכונות המלאה ולהשתמש בטבלת ההשוואה כדי לראות את ההבדלים בלי לעבור בין כמה מסכים.

אין צורך לבחור חבילה רק לפי השם שלה או משום שהיא נראית גדולה יותר. בדקו את המחיר בתקופת החיוב הרצויה, את המכסות ואת העלות של תוספות או שימוש נוסף. אם אתם עדיין לא בטוחים, הכינו תיאור קצר של היקף הפעילות ופנו לצוות; כך אפשר להתמקד בכלים שבאמת ישמשו אתכם.

כן. אפשר לפתוח את מערכת EasyBooks בדפדפן בטלפון ולהתחבר לאותו חשבון שבו אתם משתמשים במחשב. כך אפשר להגיע ללקוחות ולמסמכים גם מחוץ למשרד, ולהעלות צילום של הוצאה כשהמסמך נמצא לידכם. העבודה נשארת משויכת לעסק שבחרתם, ולכן בדקו את שם העסק לפני שמבצעים פעולה, במיוחד אם אתם מנהלים כמה עסקים.

לפעולות שכוללות הרבה שדות, השוואת נתונים או קריאה של דוחות רחבים, מסך מחשב עשוי להיות נוח יותר. בטלפון כדאי לצלם מסמכים במקום מואר, לבדוק שהצילום שלם ולהמתין לסיום ההעלאה. אם פעולה לא נראית כפי שציפיתם, נסו לעדכן את הדפדפן או פנו לצוות עם צילום של המסך הרלוונטי.

במערכת קיימות אפשרויות חיבור ואינטגרציה, כולל ממשק API וכלים לחיבור שירותים חיצוניים. הזמינות תלויה בסוג החיבור, בחבילה ובהרשאות שלכם. לפני שמתחילים, כדאי להגדיר מה בדיוק צריך לעבור בין המערכות: פרטי לקוח, הזמנה, מסמך או מידע אחר. חיבור שמתאים לאחת מהפעולות לא בהכרח תומך גם בכל השאר.

בדקו באזור האינטגרציות אילו אפשרויות זמינות בפועל וקראו את ההנחיות של החיבור שבחרתם. בחיבור מותאם אישית אפשר לערב את מי שמפתח עבורכם, ולבדוק קודם תרחיש פשוט. אל תמסרו את הסיסמה האישית שלכם לצורך אינטגרציה; השתמשו באמצעי ההרשאה הייעודיים שמופיעים בתהליך ושמרו על גישה מצומצמת לצרכים של החיבור.

אפשר לצרף משתמשים לעבודה משותפת בהתאם למכסה ולהרשאות הזמינות בחשבון שלכם. בהגדרות העסק חפשו את אזור חברי העסק או ניהול הגישה, והזמינו את האדם המתאים עם הפרטים הנדרשים. עדיף שלכל אחד יהיה משתמש משלו, כדי שלא תצטרכו לשתף סיסמה וכדי שאפשר יהיה לנהל את הגישה בצורה מסודרת.

לפני שליחת ההזמנה בדקו איזה תפקיד ואילו הרשאות מתאימים לעבודה שאותו אדם אמור לבצע. לא כל עובד צריך גישה לכל המסמכים או להגדרות העסק. כשאדם מפסיק לעבוד אתכם, עברו על ההרשאות והסירו גישה שאינה נחוצה. את מכסת המשתמשים העדכנית אפשר לבדוק במסך המנוי ובעמוד השוואת החבילות.

Ebbie הוא העוזר החכם של EasyBooks. אפשר לפנות אליו בשפה רגילה, לשאול על הפעילות בעסק ולבקש עזרה בפעולות שהמערכת תומכת בהן. כדאי להתחיל בבקשה קצרה ומדויקת, למשל סיכום של תקופה מסוימת, ולציין את התאריך או את הלקוח הרלוונטיים. כך קל יותר להבין אם התשובה מתייחסת למה שהתכוונתם לבדוק.

קראו את התשובה ובדקו את הנתונים לפני שמסתמכים עליה או ממשיכים לפעולה. אם Ebbie מבקש פרט נוסף או אישור, השלימו אותו לפי הצורך; הודעה בצ׳אט אינה בהכרח הוכחה שהפעולה הסתיימה. במדריך אפשר לראות שיחה אמיתית לדוגמה ולקבל רעיונות לבקשות פשוטות. זמינות הכלים והיקף השימוש תלויים בחבילה ובהרשאות שלכם.

הגישה למערכת מתחילה בחשבון משתמש, והעבודה בתוך העסק כפופה להרשאות שהוגדרו לו. השתמשו בסיסמה ייחודית ובאפשרויות האבטחה הזמינות בהגדרות החשבון, ובדקו מי מחברי העסק מחזיק בגישה. אם אתם משתפים מחשב עם אנשים אחרים, חשוב לצאת מהחשבון בסיום העבודה ולא להשאיר מסמכים או פרטי לקוחות פתוחים על המסך.

לא שולחים לצוות התמיכה סיסמה, קוד כניסה חד־פעמי או פרטי כרטיס אשראי מלאים. כשמצרפים צילום מסך לפנייה, הסתירו מידע שאינו נחוץ להבנת התקלה. אם אתם חושדים שמישהו קיבל גישה לחשבון שלכם, החליפו את פרטי הכניסה ופנו לצוות. מידע נוסף על השימוש במידע האישי מופיע במדיניות הפרטיות של האתר.

אפשר להוריד מסמכים כקובצי PDF ולייצא דוחות באמצעות האפשרויות הזמינות במסכי הדוחות. מומלץ לשמור עותקים של החומרים הדרושים לעבודה שלכם ושל קבצים שאתם מעבירים לרואה החשבון. בחרו שם קובץ ברור ותיקייה לפי עסק ותקופה, כדי שתוכלו למצוא את המידע גם בלי לחפש אותו מחדש בתוך המערכת בכל פעם.

אחרי ההורדה, פתחו את הקובץ ובדקו שהוא שלם ושהתקופה נכונה. שמירת עותק אצלכם אינה בקשה לשחזור נתונים במערכת, ופעולות אלה נבדקות בנפרד. אם חסר לכם מידע או שאתם רוצים להבין אילו אפשרויות שחזור קיימות במקרה מסוים, פנו לצוות עם סוג המידע והתקופה הרלוונטית לפני שמבצעים שינויים נוספים.

באזור המדריכים תמצאו הסברים מעשיים לפעולות כמו הגדרת עסק, הוספת לקוח, הפקת מסמך, העלאת הוצאה וייצוא דוח. כל מדריך מתמקד במשימה אחת ומשלב צילומי מסך מהמערכת, כך שאפשר להתקדם לפי השלבים גם אם זו הפעם הראשונה שלכם. אפשר להגדיל את התמונות כדי לקרוא פרטים קטנים ולחזור להסבר כשצריך.

אם המדריך לא עונה על השאלה, פנו לצוות דרך עמוד יצירת הקשר או דרך ערוץ התמיכה המתאים לכם. ציינו באיזה מסך אתם נמצאים ומה ניסיתם לבצע. שאלה ממוקדת, יחד עם תיאור קצר של מה שקרה, תעזור לנו להבין מהר יותר אם דרוש הסבר על הפעולה או טיפול בתקלה.

כדי שנוכל להבין את הפנייה, כתבו מה רציתם לבצע, באיזה מסך עבדתם ומה קרה בפועל. אם מופיעה הודעת שגיאה, העתיקו את הנוסח שלה או צרפו צילום מסך ברור. כדאי לציין אם אתם עובדים מהטלפון או מהמחשב, באיזה דפדפן, ואם הבעיה חוזרת בכל ניסיון או הופיעה רק בפעולה מסוימת.

בפנייה על מסמך או דוח, ציינו את סוג המסמך או הדוח ואת התקופה הרלוונטית. הסתירו פרטי לקוחות שאינם נחוצים, ואל תצרפו סיסמאות, קודי אימות או פרטי תשלום מלאים. אפשר לשלוח את הפנייה דרך עמוד יצירת הקשר; אם כבר יש פנייה פתוחה באותו נושא, המשיכו בה כדי שהמידע יישאר מרוכז.