צוות אחד, תמונה משותפת של פעילות החברה
כשהפעילות עוברת בין מכירות, תפעול והנהלה, קשה להסתמך על קבצים אישיים ועל מי שזוכר איפה נשמר המסמך. EasyBooks מרכזת את הפעילות העסקית ומאפשרת להוסיף אנשים ולנהל גישה בהתאם לתפקיד. מתחילים מהתהליכים החשובים לחברה ומרחיבים את השימוש לפי הצורך.
מה חשוב בעבודה היומיומית
מסמכים בשם החברה
משלימים את שם החברה, פרטי הרישום והלוגו ובודקים אותם לפני ההפקה הראשונה. הצעות המחיר, החשבוניות והקבלות נשמרות לצד הלקוחות, כך שאפשר לחזור לפעילות הקודמת גם כשאדם אחר מטפל בפנייה.
עבודה עם כמה אנשים
מצרפים חברי צוות ומגדירים את הגישה הנדרשת לכל תפקיד. כשמתחלפת האחריות בעסק, מעדכנים את המשתמשים וההרשאות במקום להעביר סיסמה משותפת בין אנשים.
יותר כלים כשהפעילות דורשת
לצד המסמכים וההוצאות קיימים במערכת גם תחומים כמו מלאי, לקוחות ושכר. בודקים את התאמת התכונות והחבילה לתהליך של החברה, ומגדירים כל תחום לפני שמתחילים להסתמך עליו בעבודה.
הצוות מכין את תמונת המצב לקראת סוף החודש
- משלימים את מסמכי הלקוחות ואת ההוצאות שחסרות ברשימות.
- בודקים מי בצוות אחראי לכל השלמה ומה עדיין ממתין לטיפול.
- מפיקים דוחות לתקופה הנכונה ומעבירים את המידע לבדיקה ולהמשך טיפול.
כדאי לדעת לפני שמתחילים
הצרכים החשבונאיים והדיווחיים של חברה תלויים בפעילותה. לפני מעבר בודקים עם רואה החשבון אילו תהליכים, נתונים ודוחות נדרשים; בחירת תוכנה אינה מחליפה את הבדיקה הזו.
