פחות פעולות חוזרות בשליחת מסמכים
אחרי שמפיקים מסמך, לפעמים צריך לשלוח עותק לאדם קבוע בעסק או לרואה החשבון. אזור האוטומציות מאפשר להגדיר נמענים וכללים לפעולות נתמכות. מתחילים מתהליך אחד ברור, בודקים שהוא עובד כמו שצריך ורק אז מרחיבים את השימוש.
מה אפשר לעשות
נמענים מסודרים
שומרים את האנשים שאליהם צריך להעביר מידע ואת פרטי הקשר שלהם. בודקים היטב את הכתובת ואת המטרה של כל נמען, במיוחד כשמסמכים עסקיים נשלחים אליו באופן שוטף.
כללים לפי האירוע
מגדירים כלל לפי האפשרויות שהמערכת מציעה, למשל שליחה עם יצירת מסמך. בוחרים אם הכלל פעיל ואת התנאים הרלוונטיים, כדי שהפעולה תתאים לתהליך של העסק.
בודקים גם את התוצאה
יומן הביצוע מאפשר לעקוב אחרי פעולות שניסו לרוץ ולבדוק מצבי הצלחה או כשל. כשיש שינוי בנמען או בתהליך, מעדכנים את הכלל ובודקים שוב את הפעולה הבאה.
רוצים להעביר עותק של מסמכים לנמען קבוע
- מגדירים את הנמען ובודקים את כתובת המייל שלו.
- מפעילים את כלל השליחה המתאים ומוודאים את התנאים שלו.
- לאחר האירוע הבא בודקים את יומן הביצוע ואת התוצאה.
כדאי לדעת לפני שמתחילים
אוטומציה מבצעת את הכלל שהוגדר, לא כל פעולה אפשרית בעסק. יצירת כלל אינה מבטיחה שמייל הגיע לנמען; כדאי לעקוב אחרי התוצאות ולטפל בכשלים אם הופיעו.