הצילומים במדריך לקוחים מחשבון הדגמה. שמות העסקים, הלקוחות והסכומים הם נתוני דוגמה.
לפני שמתחילים
הכינו את שם הלקוח, הסכום שהתקבל, תאריך התשלום ואמצעי התשלום. אם מדובר בתשלום עבור מסמך שכבר קיים, פתחו קודם את המסמך ובדקו את פעולת רישום התשלום בו כדי לשמור על הקשר בין הרשומות.
פותחים קבלה חדשה
לקבלה חדשה נכנסים למסמכים, לוחצים מסמך חדש ובוחרים קבלה. בדקו את סוג המסמך בכותרת לפני המילוי.
בוחרים לקוח וממלאים תיאור
מחפשים ובוחרים את הלקוח ובודקים את הפרטים שהופיעו. ממלאים תיאור ברור של התשלום ואת סכומו בשדות הטופס. בודקים את תאריך המסמך ואת המטבע.
ממלאים פרטי תשלום
באזור פרטי תשלום בוחרים את אמצעי התשלום, מזינים את הסכום ואת התאריך ומוסיפים אסמכתא כשיש. אם התשלום מחולק לכמה אמצעים, משתמשים בקבלת תשלום להוספת שורת תשלום ובודקים את הסכום המצטבר.
משווים לפני שמאשרים
משווים את הסכום הסופי בתצוגה המקדימה לסכום שהתקבל בפועל. הם צריכים להתאים. אם מופיע סכום שונה ואינכם מבינים מדוע, אל תאשרו את ההנפקה; שמרו כטיוטה ופנו לצוות עם פרטי המקרה. כשהפרטים נכונים לוחצים הנפק, בודקים את חלון האישור ולוחצים הנפק מסמך.
מורידים ומאתרים בהמשך
אחרי הודעת ההצלחה מורידים את המסמך, או חוזרים למסמכים ומחפשים אותו לפי המספר או הלקוח. אפשר לסנן לפי סוג קבלה. הורדת המסמך אינה שולחת אותו ללקוח.
אם משהו לא מסתדר
התשלום שייך לחשבונית קיימת?
התחילו מתוך החשבונית ובדקו את פעולת רישום התשלום הזמינה, כדי שלא ליצור רישום כפול או לא מקושר.
אין לכם אסמכתא?
אל תמציאו מספר. מלאו את הפרטים הידועים לכם ובדקו את דרישות הטופס לאמצעי התשלום שבחרתם.
