מדיניות פרטיות

1 תחולה והגדרות

ההגדרות להלן מבוססות על חוק הגנת הפרטיות, התשמ"א-1981 כפי שתוקן בתיקון מס' 13:

1.1 מידע אישי (מידע) – בהתאם לסעיף 7 לחוק, כל מידע על אדם – בין אם מזוהה ובין אם ניתן לזיהוי, במאמץ סביר או בעקיפין – לרבות שם, מספר זהות, דוא״ל, מספר טלפון, כתובת IP, פרטי התחברות, מזהי מכשיר, נתוני מיקום וכיו״ב.

1.2 מידע עסקי – נתונים, מסמכים ומידע הנוגעים לפעילות העסקית של המשתמש, לרבות לקוחות, ספקים, מסמכים חשבונאיים, חשבוניות, הוצאות, דוחות ונתונים פיננסיים.

1.3 עיבוד מידע – בהתאם לחוק, כל פעולה במידע לרבות: קבלה, איסוף, אחסון, העתקה, עיון, גילוי, חשיפה, העברה, מסירה, הנגשה, ארגון, שינוי, אחזור, שימוש, הפצה, שילוב, הגבלה או מחיקה.

1.5 בעל שליטה במאגר מידע – הגורם הקובע את מטרות עיבוד המידע ואופן העיבוד. במקרה של EasyBooks, בעלת השליטה במאגר המידע היא הרנוביה טכנולוגיות בע״מ.

1.6 מחזיק במאגר מידע – גורם חיצוני המעבד מידע עבור בעל השליטה ובהוראותיו.

2 בסיס חוקי לעיבוד מידע

בהתאם לתיקון 13 לחוק הגנת הפרטיות, אנו מעבדים מידע אישי על בסיס אחד או יותר מהבסיסים החוקיים הבאים:

3 הסכמה ומקור המידע

3.1 בעת רישום למערכת, התחברות אליה או שימוש בשירותיה, המשתמש נותן את הסכמתו המפורשת לאיסוף ולעיבוד המידע בהתאם למדיניות זו.

3.2 המידע נאסף ממקורות שונים:

• ישירות מהמשתמש – במהלך הרישום, הזנת נתונים, העלאת מסמכים ותקשורת עם התמיכה
• באופן אוטומטי – במהלך השימוש במערכת (Cookies, לוגים, נתוני שימוש)
• משירותי צד ג' – אליהם המשתמש בחר להתחבר (כגון Google, Facebook, ספקי סליקה)
• ממקורות ציבוריים – מידע עסקי זמין לציבור (לצורך אימות בלבד)

4 סוגי המידע הנאסף

4.1 מידע הנמסר על ידי המשתמש

• שם מלא, שם עסק, מספר עוסק/ח.פ./ע.מ.
• כתובת דוא״ל, מספר טלפון, כתובת עסק
• פרטי התחברות (לרבות אימות באמצעות שירותי צד ג')
• נתוני עסק, לקוחות, ספקים ואנשי קשר
• מסמכים חשבונאיים, קבצים ותמונות שהועלו למערכת
• פרטי תשלום ואמצעי סליקה (מעובדים על ידי ספק סליקה מאובטח)
• תוכן תכתובות עם שירות הלקוחות

4.2 מידע הנאסף אוטומטית

• כתובת IP ונתוני גיאולוקציה משוערים
• מזהי מכשיר ייחודיים
• נתוני שימוש ופעילות במערכת (עמודים שנצפו, פעולות שבוצעו, זמני שהייה)
• לוגים טכניים, זמני פעולה, הודעות שגיאה
• נתוני דפדפן, מערכת הפעלה וסוג מכשיר
• נתוני Cookies ומזהי מעקב (ראה נספח Cookies)

4.3 מידע מעובד באמצעות AI / OCR

• טקסטים שזוהו ממסמכים סרוקים
• סיווגים, תיוגים ותובנות שהופקו מהמערכת
• נתוני עזר מצרפיים ואנונימיים לשיפור דיוק המערכת

5 מטרות השימוש במידע

המידע משמש לצרכים הבאים בלבד:

• מתן השירותים – הפעלת המערכת, עיבוד נתונים והפקת מסמכים
• אימות וזיהוי – אימות משתמשים וניהול הרשאות
• עיבוד מסמכים – הפקת חשבוניות, דוחות וניתוחים
• AI ואוטומציות – הפעלת OCR, זיהוי מסמכים ועוזר AI
• שיפור השירות – פיתוח, ייעול ושיפור חוויית המשתמש
• אבטחה – אבטחת מידע, זיהוי חריגות ומניעת הונאות
• תמיכה – מתן תמיכה טכנית ושירות לקוחות
• תקשורת – שליחת עדכונים, התראות וחומרים שיווקיים (בהסכמה)
• עמידה בדין – עמידה בדרישות חוק ורגולציה

6 שימוש במידע לצורכי AI

6.1 המערכת כוללת רכיבי בינה מלאכותית הפועלים ביוזמת המשתמש בלבד.

6.2 מידע עשוי לשמש לצורך:

• ניתוח וזיהוי מסמכים (OCR)
• סיווג אוטומטי והפקת תובנות
• שיפור איכות ודיוק השירות
• אימון מודלים (באופן מצרפי ואנונימי בלבד)

6.4 המשתמש יכול לבחור שלא להשתמש ברכיבי ה-AI במערכת. במקרה כזה, פונקציות מסוימות לא יהיו זמינות.

7 העברת מידע לצדדים שלישיים

7.1 המשתמש הוא הבעלים הבלעדי של המידע העסקי המוזן למערכת.

7.2 EasyBooks מעבדת מידע זה רק לצורך אספקת השירות ובהתאם להוראות המשתמש.

7.3 השירות עשוי להשתמש בספקי תשתית וטכנולוגיה חיצוניים לצורך הפעלתו. מידע כאמור עשוי להיות מועבר גם לספקים במדינות אחרות, לרבות באיחוד האירופי ובארצות הברית.

7.4 בנוסף, EasyBooks עשויה להעביר מידע במקרים הבאים:

• רשויות מוסמכות – לפי חובה חוקית או צו בית משפט
• יועצים מקצועיים – עורכי דין, רואי חשבון, במידת הצורך
• גורמים עסקיים – במקרה של מיזוג, רכישה או שינוי מבני

7.5 עיבוד תשלומים מתבצע באמצעות ספק סליקה מוסמך העומד בתקן PCI-DSS. EasyBooks לעולם לא מאחסנת פרטי כרטיסי אשראי בשרתיה – פרטי התשלום מועברים ישירות מדפדפן המשתמש לספק הסליקה.

7.6 כל נותני השירותים מחויבים חוזית לשמירת סודיות, אבטחת מידע ושימוש במידע אך ורק למטרה שלשמה הועבר. חלק מהעיבוד עשוי להתבצע מחוץ לישראל; ננקוט אמצעי הגנה חוזיים וטכניים הולמים להעברות אלו בהתאם לדין החל. EasyBooks אינה עוסקת במכירת מידע אישי או עסקי.

8 העברות מידע מחוץ לישראל

8.1 במסגרת הפעלת המערכת ומתן השירותים, חלק מהמידע עשוי להיות מאוחסן או מעובד מחוץ לגבולות ישראל – בין היתר במדינות האיחוד האירופי ובארצות הברית.

8.2 העברות מידע אלו נעשות תוך הקפדה על עמידה בדרישות חוק הגנת הפרטיות הישראלי ובתקנות העברת מידע אל מחוץ לגבולות המדינה. אנו מתקשרים עם נותני שירותים שעומדים בסטנדרטים מקובלים לאבטחת מידע, ומחייבים אותם חוזית להגנה על המידע המועבר אליהם.

8.3 השימוש במערכת מהווה הסכמה להעברת מידע כאמור בסעיף זה.

9 אבטחת מידע

בהתאם לתקנות הגנת הפרטיות (אבטחת מידע), התשע"ז-2017, ובהתאם לדרישות תיקון 13 לחוק הגנת הפרטיות, EasyBooks נוקטת באמצעי אבטחה טכנולוגיים וארגוניים מחמירים להגנה על המידע האישי והעסקי של משתמשיה.

9.1 אבטחת רשת

• הגנת DDoS – הגנה מקיפה מפני התקפות מניעת שירות
• חומת אש לאפליקציות (WAF) – סינון תעבורה זדונית והגנה מפני פרצות אבטחה נפוצות
• הגבלת קצב (Rate Limiting) – מניעת שימוש לרעה וניסיונות פריצה
• Firewall – חומות אש מרובות שכבות בכל רמות התשתית

9.2 הצפנת מידע

• הצפנה בתעבורה – פרוטוקול TLS 1.3 לכל התקשורת עם המערכת
• הצפנה במנוחה – הצפנת AES-256 לנתונים המאוחסנים בשרתים
• HTTPS בלבד – כל התקשורת עם המערכת מוצפנת ומאובטחת

9.3 בקרת גישה

• אימות SSH מבוסס מפתחות – גישה לשרתים באמצעות מפתחות הצפנה בלבד
• אימות דו-שלבי (2FA) – שכבת אבטחה נוספת לגישה מנהלתית
• בקרת הרשאות (RBAC) – מערכת הרשאות מבוססת תפקידים עם עקרון ה-Least Privilege
• מדיניות סיסמאות מחמירה – דרישות מורכבות ותוקף מוגבל
• מדיניות גישה מוגבלת לעובדים – רק צוות מורשה עם גישה מינימלית נדרשת

9.4 ניטור ובקרה

• מערכת זיהוי חדירות (IDS) – ניטור בזמן אמת של פעילות חשודה
• ניתוח לוגים – ניתוח מתמשך של יומני מערכת לאיתור חריגות
• התראות אוטומטיות – התראות מיידיות לצוות האבטחה בכל חריגה
• ניטור זמינות – בקרה רציפה על תקינות המערכת ושירותיה

9.5 גיבויים והתאוששות

• גיבויים יומיים מוצפנים – גיבויים אוטומטיים של כלל הנתונים
• פיזור גיאוגרפי – שמירת גיבויים במיקומים נפרדים להגנה מפני אסונות
• בדיקות שחזור תקופתיות – אימות תקופתי של יכולת השחזור מגיבויים

9.6 אבטחת תשלומים

EasyBooks אינה מאחסנת פרטי כרטיסי אשראי בשרתיה בשום שלב. כל עיבוד התשלומים מתבצע ישירות מול ספק סליקה מוסמך העומד בתקן PCI-DSS. פרטי כרטיס האשראי מועברים ישירות מדפדפן המשתמש לספק הסליקה.

9.7 תאימות רגולטורית ובדיקות

• חוק הגנת הפרטיות – עמידה בדרישות חוק הגנת הפרטיות, התשמ"א-1981, כולל תיקון 13
• תקנות אבטחת מידע – עמידה בתקנות הגנת הפרטיות (אבטחת מידע), התשע"ז-2017
• בדיקות חדירה – בדיקות אבטחה תקופתיות לזיהוי חולשות
• סריקת פגיעויות – סריקה אוטומטית ושוטפת לזיהוי חולשות אבטחה
• עדכוני אבטחה – ניהול טלאים ועדכונים שוטפים לכל רכיבי המערכת
• הכשרת עובדים – הדרכות אבטחת מידע תקופתיות לכל צוות החברה

10 הודעה על אירוע אבטחה

בהתאם לתיקון 13 לחוק הגנת הפרטיות ולתקנות אבטחת מידע, EasyBooks מחויבת לדווח על אירועי אבטחה חמורים:

נוהל הדיווח שלנו:

11 שמירת מידע ומחיקה

11.1 המידע נשמר כל עוד הוא דרוש למתן השירות או כנדרש לפי דין.

11.2 תקופות שמירה:

11.3 נתונים עשויים להישמר בגיבויים תקופתיים גם לאחר סגירת חשבון, לפרק זמן מוגבל כמפורט לעיל.

11.4 משתמש רשאי לבקש מחיקת מידע, בכפוף למגבלות חוקיות. מסמכים חשבונאיים שנדרשים לפי חוק יישמרו גם לאחר בקשת מחיקה.

12 זכויות נושא המידע

בהתאם לחוק הגנת הפרטיות, התשמ"א-1981, כפי שתוקן בתיקון 13, עומדות לך הזכויות הבאות:

13 הרשות להגנת הפרטיות

הרשות להגנת הפרטיות היא הגוף הממשלתי האחראי על אכיפת חוק הגנת הפרטיות בישראל. בהתאם לתיקון 13, סמכויות הרשות הורחבו משמעותית.

14 פרטיות קטינים

14.1 המערכת מיועדת לשימוש עסקי בלבד ואינה מיועדת לקטינים מתחת לגיל 18.

14.2 איננו אוספים ביודעין מידע אישי מקטינים.

14.3 אם נודע לנו שנאסף מידע של קטין, נמחק אותו לאלתר.

14.4 הורה או אפוטרופוס שמאמין שקטין מסר מידע למערכת מוזמן לפנות אלינו ל-[email protected].

15 קישורים לאתרים חיצוניים

15.1 המערכת עשויה לכלול קישורים לאתרים ושירותים חיצוניים.

15.2 אין לנו שליטה על מדיניות הפרטיות של אתרים אלה, ואיננו אחראים לתוכן או לפרקטיקות הפרטיות שלהם.

15.3 אנו ממליצים לעיין במדיניות הפרטיות של כל אתר חיצוני לפני מסירת מידע אישי.

16 שינוי מדיניות

16.1 החברה רשאית לעדכן מדיניות זו מעת לעת.

16.2 תאריך העדכון האחרון יופיע בראש המסמך.

16.3 שינויים מהותיים יפורסמו באתר ו/או יישלחו בהודעה למשתמשים.

16.4 המשך השימוש במערכת לאחר פרסום השינויים מהווה הסכמה למדיניות המעודכנת.

17 יצירת קשר

בהתאם לתיקון 13 לחוק, אנו מספקים את פרטי ההתקשרות הבאים לפניות בנושאי פרטיות:

אנו מתחייבים להשיב לפניות בנושא פרטיות תוך 30 ימי עסקים ממועד קבלתן.

18 סמכות שיפוט והוראות חוק

18.1 מדיניות זו כפופה לדיני מדינת ישראל בלבד, ובפרט ל:

• חוק הגנת הפרטיות, התשמ"א-1981 (כולל תיקון מס' 13)
• תקנות הגנת הפרטיות (אבטחת מידע), התשע"ז-2017
• תקנות הגנת הפרטיות (העברת מידע אל מאגרי מידע שמחוץ לגבולות המדינה), התשס"א-2001

18.2 סמכות השיפוט הבלעדית לכל סכסוך הנובע ממדיניות זו או מהשימוש במידע נתונה לבתי המשפט המוסמכים במחוז תל אביב-יפו.

18.3 במקרה של סתירה בין מדיניות זו לבין הוראות החוק, הוראות החוק גוברות.